PERANCANAAN
PESAN BISNIS
Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis.
Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran;
pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat / paragraph; dan
merevisi.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis,
waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan
kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan
analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan
menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens,
memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah
kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan
informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan
pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional
digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu
audiens cenderung tidak mau berubah untuk hal baru.
Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa
dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara :
story teller tour, random list, CFR (Conclusion Finding
Recommendation)Worksheet, question and answer chain, dan journalist approach.
Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat
kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan
audiens.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator
sempat merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalahsurat, memo,
dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran
komunikasi baik formal maupun informal langkah berikutnya adalah melakukan
perencanaan pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.
Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan
baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan
tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan
pesan-pesan bisnis secara tertulis.
Perencanaan pesan-pesan bisnis terdiri dari :
1.
Penentuan Proses Komposisi
Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses
menciptakan lagu; merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya
hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses
penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami
memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman
terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya
terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :
1). Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang
akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :
·
Penentuan tujuan
·
Analisis audiens
·
Penentuan ide pokok
·
Pemilihan saluran dan media
2). Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan
tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :
·
Mengorganisasikan pesan :
Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan
paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang
sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.
·
Memformulasikan pesan
3). Revisi :Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan
apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap
revisi pesan adalah :
·
Menyunting pesan
·
Menulis ulang
·
Memproduksi pesan
·
Mencetak pesan
2.
Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda
harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi. Pesan bisnis dapat
menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang disampaikan kepada
pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan. Untuk
dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang
jelas, dapat diukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Berikut ini tujuan-tujuan komunikasi bisnis, yaitu :
1.
Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah
memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai
baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang
yang ada.
2.
Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan
persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik
dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi
antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3.
Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan
kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui
jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan
kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
4.
Tujuan harus jelas
Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan
dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :
o
keputusan untuk meneruskan pesan
o
keputusan untuk menanggapi audiens
o
keputusan untuk memusatkan isi pesan
5.
Cara menguji tujuan
Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik
atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.
1.
apakah tujuan tersebut realistik
2.
apakah waktunya tepat
3.
apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat
4.
apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi
perusahaan
3.
Analisis Audiens
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi
komunikasi bisa
individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki
pemahaman yang berbeda
beda atas pesan yang mereka terima. Bila suatu
komunikasi telah memiliki maksud
dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya
adalah memperhatikan audiens yang akan
dihadapi.
1). Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah
dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas
pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa
diperkirakan.
2). Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang
terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
3). Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang
ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang
ditujukan kepada banyak orang.
4). Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada
umumnya mereka dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru
pesan.
5). Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
6). Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi
kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis.
Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi
kebutuhan informasi audiens, yaitu :
·
Temukan apa yang ingin diketahui audiens : Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
·
Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan :Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi
kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens.
·
Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens : Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H
(Who, What, Why, When, Where, dan How).
·
Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat: Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum
membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan
matematika,atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.
·
Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens: Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan
yang paling menarik perhatian audiens.
7)Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens : Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah
keyakinan atau perilaku audiens. Hal pentingb yangb harus diingat bahwa pesan
bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk
mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan
emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang
menarik.
4.
Penentuan Ide Pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara
mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu tema
pokok yaitu Ide Pokok.
Sebelum menentukan ide pokok hal – hal penting yang harus diidentifikasikan
terlebih dahulu adalah :
1). Teknik Curah Pendapat
beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :
1.
storyteller’s tour
2.
random list
3.
cfr (conclusions findings recomendation) worksheet
4.
journalist approach
5.
quetion and answer approach
2). Pembatasan Cakupan
Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata –
kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang
tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang
disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.
5. Seleksi
Saluran dan Media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat
disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertulis. Pilihan
mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud
pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
·
Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam
bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung
(tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan
presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman,
praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan
umpan balik (feed back).
·
Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya
surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis
duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat,
kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh
dengan waktu cepat.
Sumber :